Assistant de Direction H/F

Description de l’entreprise :

B2R Group, cabinet conseil en recrutement dédié aux passionnés de l’immobilier et de la construction recrute pour son client :

Cabinet d’architecture indépendant de grande renommé

Description du poste à pourvoir :

Rejoignez notre client, dirigé par un Architecte en Chef des Monuments Historiques reconnu, offrant ses services dans les études et missions de maîtrise d'œuvre pour des maîtres d'ouvrages publics et privés. Axée sur la pérennisation et la transmission des valeurs culturelles, artistiques, historiques et humaines du patrimoine, notre entreprise évolue au sein d'un environnement dynamique et passionnant.

En tant qu'Assistant de Direction, vous serez amené à assister les associés et la Responsable du service dans la gestion administrative et financière de l'entreprise, prenant en charge les entités niçoise et parisienne.

Vos missions seront :

• Accueillir téléphonique (Ligne principale puisque les différents collaborateurs ont des lignes directes)
• Gérer des emails de la boîte générale (réservée à l'administratif et aux nouveaux clients)
• Relire des dossiers, mettre en page, envoyer et suivre des bordereaux de remise
• Rédiger et envoyer des courriers postaux
• Réserver d'hébergement, location de véhicules et billets (avion ou train) - compris gestion des programmes de fidélité.
• Mettre à jour du répertoire de l'agence
• Mettre à jour du planning de l'agence (plan de charge et calendrier)
• Mettre à jour du livret de bord de l'agence
• Saisir des nouvelles affaires
• Gérer des fournisseurs, fournitures, prestataires (loyers, ménage, imprimante, informatique, parc automobile, Vinci Autoroute, téléphones-internet, etc.)
• Gérer des besoins matériels de l'agence (suivi, commandes, entretien des locaux, informatique)
• Suivre des obligations patronales (affichage règlementaires, assurances, .)
• Gérer des démarches administratives (déclaration assurance MAF, déclaration ordre des architectes, Urssaf, Impôt, .)
• Faire le lien avec le cabinet comptable et RH,
• Suivre des coûts généraux et mise à jour du logiciel de suivi OOTI,
• Suivre des salariés (contrat, arrêt maladie, médecine du travail, mutuelles, congés, etc.),
• Suivre des salaires (établissement des variables de paie, paiement des salaires, etc.),
• Suivre, vérifier et traiter des frais professionnels du personnel (utilisation du logiciel ERP : OOTI),
• Suivre des formations,
• Gérer et suivre des demandes de congés, notes de frais, feuilles d'heures (logiciel OOTI),
• Mettre à jour du dossier de présentation de l'entreprise,
• Mettre à jour du site internet (support Wordpress),
• Mettre à jour des publications sur les réseaux sociaux,
• Suivre des dossiers administratifs des entreprises et partenaires.

Description du profil :

Vous disposez d'une formation administrative ou comptable et justifiez d'une expérience significative de 3 ans sur un poste d'administration d'entreprise (MOE, MOA ou entreprise), de préférence dans le domaine de l'architecture ou de la construction. Vous avez un bon relationnel et aimez le travail en équipe. Fort(e) d’une autonomie et de rigueur, vous possédez de belles qualités rédactionnelles en français