Assistante Administrative Pôle MOEX H/F

Description de l’entreprise :

B2R Group, cabinet conseil en recrutement dédié aux passionnés de l’immobilier et de la construction recrute pour son client :

Agence d’Architecture

Description du poste à pourvoir :

Notre cabinet accompagne une agence d’architecture connue et reconnue sur les Alpes-Maritimes. Une équipe dédiée à la Maitrise d’œuvre est déjà en place avec un Responsable de pôle. Nous recrutons donc l’Assistante MOEX qui évoluera en étroite collaboration avec le Responsable de Pôle.

Sous la direction de ce dernier, vos missions seront :

• Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur,
• Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats,
• Réceptionner/ classer / transmettre des TS/TMA des projets avec suivi tableau budget,
• Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, marchés, OS, préparation dossier nouveaux projets...),
• Classer les documents, informations et fonds documentaires des différents chantiers selon les procédures internes de classement et d'archivage,
• Relancer les entreprises en phase Appel d’Offre,
• Saisir numériquement les documents administratifs et propositions d'intervention,
• Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, …)
• Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières, …) nécessaires à la mise en œuvre du chantier,
• Rédiger / Transmission du dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier,
• Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager,
• Assurer l'organisation logistique des pré-réception/ Livraison/ réunion en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ...) mis en place dans l'entreprise,
• Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés,
• Réception/ rangement dossier et transmission des situations / tableaux budgétaires selon validation des collaborateurs avec vérification de la cohérence des montants,
• Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les procédures internes.

Description du profil :

Formation Bac +2 dans l’assistanat avec une expérience minimum de 3 ans en assistanat technique ou général dans l’acte de construire : constructeur, maitre d’ouvre ou idéalement en agence d’architecture.